مقدمه
نسخه هشتم PMBOK Guide یک تغییر بنیادین در مدیریت پروژه ایجاد کرده است.
تمرکز این نسخه از «فرآیندها و ITTOها» به سمت تفکر، رفتار و نقش مدیر پروژه حرکت کرده است.
این استاندارد شامل شش اصل کلیدی است—اصولی که چارچوب ذهنی مدیر پروژه مدرن را شکل میدهند و در تمام حوزهها از EPC و IT تا پروژههای نرمافزاری، دولتی و هیبرید قابل استفادهاند.
در این مقاله، این شش اصل رسمی نسخه هشتم را بر اساس فایل اصلی PMBOK 8، به زبان ساده و همراه با مثالهای عملی مرور میکنیم.
Adopt a Holistic View — نگاه کلنگر به پروژه (ص. ۳۸ راهنما)
نسخه هشتم تأکید میکند که مدیر پروژه باید پروژه را بهعنوان یک سیستم یکپارچه ببیند، نه مجموعهای از فعالیتهای جداگانه.
مفهوم کلیدی
پروژه بخشی از یک سیستم بزرگتر است:
سازمانی، عملیاتی، فنی، قراردادی و فرهنگی.
انتظار از مدیر پروژه:
-
درک روابط و وابستگیها
-
پیشبینی اثرات تصمیمات روی سایر بخشها
-
جلوگیری از تصمیمگیریهای جزیرهای
-
تحلیل پیامدهای جانبی (Second-Order Effects)
مثال ساده پروژه EPC:
تأخیر کوچک در تحویل کابلها –» تأخیر نصب –» تأخیر تست –» ادعاهای قراردادی –» تأخیر راهاندازی.
تاخیر در خرید تجهیز مهمی مثل اکسترودر در صنعت پتروشیمی–»تاخیر در تعیین پیش نیاز مهندسی ساختمان اکسترودر و برق مورد نیاز–»تاخیر در طراحی و ساخت ساختمان اکسترودر و تابلوهای پروژه–»تاخیر در پیشرفت بخش مهمی از پروژه–»بروز ادعا از طرف برخی ارکان متضرر.
Focus on Value — تمرکز بر ارزش (ص. ۴۰ راهنما)
هسته نسخه هشتم:
هدف پروژه = خلق ارزش، نه تکمیل مستندات یا فعالیتها یا حتی تحویل صرف محصول
نمونههای ارزش:
-
بهبود عملکرد
-
افزایش رضایت مشتری
-
کاهش هزینه و ریسک
-
ایجاد مزیت رقابتی
-
حل یک مسئله واقعی کسبوکار
نقش مدیر پروژه:
-
تعریف واضح ارزش مورد انتظار
-
اندازهگیری پیشرفت با نتایج بجای فعالیتها
-
جلوگیری از Gold Plating
-
تصمیمگیری بر اساس ارزش افزوده
مثال EPC:
برای خرید نرم افزاری جهت سیستم طراحی پایپینگ، از بین دو گزینه نرمافزار بسیار پیشرفته با امکانات کامل و یا نرمافزار سادهتر، تیم پروژه ابتدا بایستی بررسی کند که هدف اصلی چیست؟ و پس از تحلیل ارزش مشخص کند کدام سیستم میتواند ارزش افزوده مناسب تری تولید کند.
.
Embed Quality Into Processes and Deliverables — تعبیه کیفیت در کل فرآیند(ص. ۴۳ راهنما)
کیفیت نباید در انتهای پروژه کنترل شود؛ باید از لحظه شروع در تمام فعالیتها جاسازی شود.
مدیر پروژه باید:
-
استانداردهای کیفیت را روشن تعریف کند
-
کنترل کیفیت را به فعالیتها و تصمیمات روزانه وارد کند
-
انحراف را قبل از بزرگ شدن شناسایی کند
مثال EPC:
بیتوجهی به QC در جوشکاری اولیه –» Fail در NDT –» دستور به دوبارهکاری –» افزایش زمان و هزینه –» فاصله گرفتن از اهداف.
از نگاه استاندارد، کیفیت یعنی ساخت چیزی که با نیاز واقعی Stakeholderها همسو باشد، نه فقط پیروی از حداقل استانداردهای قراردادی و قانونی. در این رویکرد پیمانکار باید بتواند در سطح کلاسی بالاتر از انتظارات کارفرما حرکت کند.
Be an Accountable Leader — رهبری پاسخگو باش!(ص. ۴۶ راهنما)
مدیر پروژه باید رهبر باشد، نه هماهنگکننده اسناد.
نسخه هشتم نقش رهبری، شفافیت و پاسخگویی را پررنگ میکند.
انتظار از مدیر پروژه:
-
ایجاد وضوح و همراستایی
-
مدیریت تعارض
-
شفافیت در تصمیمگیری
-
پذیرش مسئولیت بجای سرزنش دیگران
مثال:
مدیر پروژه ای که در مواجهه با اختلاف بین دو پیمانکار فعال پروژه بدون بررسی دقیق موضوع، یک حکم صادر میکند متفاوت است با مدیر پروژه ای که با برگزاری جلسه شش کلاه تفکر، تیم مدیریتی پروژه و طرفین اختلاف را به سمت تصمیم گیری بهینه هدایت میکند و مسئولیت تصمیم اتخاذ شده را بر عهده میگیرد. در این خصوص میتوانید به اپیزود دوم پادکست IPM Leadcast مراجعه کنید.
Integrate Sustainability Across All Project Areas — ادغام پایداری در تمام بخشهای پروژه(ص. ۴۸ راهنما)
این اصل در نسخه هشتم جدید است و توجه به پایداری را بخشی از مدیریت پروژه میداند.
ابعاد پایداری:
-
محیط زیست
-
اقتصادی
-
اجتماعی
-
اخلاقی
-
دوام راهحل در آینده
مثال:
نگاه بلند مدت و توجه به منافع بهره برداران و آیندگان از فواید این اصل و خرید کالای بی کیفیت و ارزان بدلیل توجه صرف به سود کوتاه مدت از مضرات عدم رعایت این اصل است.
Build an Empowered Culture — ساختن فرهنگ توانمند و مشارکتی (ص. ۵۳ راهنما)
موفقیت پروژه فقط تکنیک نیست؛ نتیجه رفتار تیمی و فرهنگ سازمانی است.
مدیر پروژه باید:
-
تیم را توانمند کند، نه میکرو مدیریت
-
اعتماد، احترام و همکاری ایجاد کند
-
محیط امن برای بیان نظرات فراهم کند
-
فرهنگ شفافیت، یادگیری و مالکیت را تقویت کند
مثال:
در اسکرام، تیم بدون نیاز به دستور مستقیم، کارها را برنامهریزی، اجرا و بازنگری میکند، این همان Empowered Culture است. توانمندسازی یعنی واگذاری تصمیمات مناسب به افراد مناسب، همراه با اعتماد، حمایت و شفافیت، نه مدیریت خرد (Micromanagement).
«ایجاد فرهنگ توانمند» یعنی:
-
اعتماد کردن
-
واگذاری اختیار
-
گوش دادن
-
حذف کنترلهای غیرضروری
-
ایجاد فضای امن برای ایده و خلاقیت
-
تبدیل تیم به یک واحد خودگردان و مسئول
این اصل یکی از مهمترین عوامل موفقیت پروژهها در نسخه هشتم PMBOK است.
جمعبندی
شش اصل رسمی PMBOK 8 ستونهای ذهنیت مدیر پروژه مدرن هستند.
آنها به شما کمک میکنند:
-
تصمیمگیریهای دقیقتر و سریعتر داشته باشید
-
تیم توانمند و مسئولیتپذیر بسازید
-
کیفیت را در جریان کار، نه در پایان پروژه، تقویت کنید
-
ریسک و پیچیدگی را قبل از بحران مدیریت کنید
-
ارزش واقعی و پایدار برای سازمان ایجاد کنید
در مقاله بعدی وارد حوزههای تمرکز (Focus Areas) میشویم و توضیح میدهیم که هر پروژه در چه بخشهایی نیازمند توجه دائمی است.
