مقدمه
ابزارهای مدیریت پروژه در PMBOK 8 برخلاف تصور رایج، فهرستی از ابزارهای الزامی یا ازپیشتعیینشده نیستند.
یکی از برداشتهای اشتباه درباره استاندارد PMBOK این است که PMI مجموعهای ثابت از ابزارها را برای همه پروژهها تجویز میکند، در حالیکه نسخه هشتم این نگاه را بهطور بنیادین اصلاح کرده است.
در استاندارد جدید، ابزارهای مدیریت پروژه نقطه شروع نیستند؛ بلکه نتیجهی یک تصمیم مدیریتی آگاهانه محسوب میشوند. این تصمیم پس از درک شرایط پروژه، اهداف کسبوکار، ریسکها و سطح بلوغ تیم اتخاذ میشود.
در این مقاله و در ادامه مقاله قبلی، که ادامهای بر سری مقالات PMBOK® ۸ در IPM-Assist است، بررسی میکنیم که ابزارهای مدیریت پروژه در PMBOK 8 چه جایگاهی دارند، چگونه باید انتخاب شوند و چرا استفاده مکانیکی از ابزارها میتواند ضد ارزش باشد.
ابزارهای مدیریت پروژه در PMBOK® ۸ چه جایگاهی دارند؟ (ص. ۷–۱۰ راهنما)
در نسخه هشتم، PMI بهصراحت اعلام میکند که PMBOK® ۸:
-
روش اجرا تجویز نمیکند،
-
ابزار خاصی را الزام نمیکند،
-
و جایگزین قضاوت حرفهای مدیر پروژه نمیشود.
بنابراین، نقش استاندارد ارائهی چارچوب تصمیمگیری مدیریتی است، نه تحمیل ابزار.
در این رویکرد، ابزارهای مدیریت پروژه در PMBOK 8 تنها زمانی ارزشمند هستند که به تصمیم بهتر و خلق ارزش واقعی کمک کنند.
به همین دلیل، در این نسخه:
-
استفاده از ابزار نشانه بلوغ نیست،
-
پیچیدگی ابزار تضمین موفقیت محسوب نمیشود،
-
و ابزار بدون درک زمینه پروژه میتواند منجر به خطای مدیریتی شود.
ارتباط ابزارهای مدیریت پروژه با Performance Domains در PMBOK® ۸
در PMBOK® ۸، ابزارها بهصورت فهرست مستقل ارائه نشدهاند. آنها در بستر Performance Domains معنا پیدا میکنند؛ یعنی ابعاد عملکردی پروژه که باید بهطور مستمر مدیریت شوند.
برای مثال، در یک پروژه EPC پالایشگاهی، ریسکهای اصلی معمولاً در تأمین تجهیزات، زمانبندی نصب و راهاندازی متمرکز هستند. در چنین شرایطی، ابزارهایی مانند تحلیل ریسک زمانبندی، ثبت ریسکهای تأمین و پیشبینی جریان نقدی به بهبود تصمیمگیری کمک میکنند.
در مقابل، استفاده گسترده از داشبوردهای گرافیکی پیچیده، بدون دادههای معتبر، نهتنها ارزش ایجاد نمیکند بلکه تصویر نادرستی از وضعیت پروژه به مدیریت ارائه میدهد. در این سناریو، ابزارها باید در خدمت Schedule Domain و Risk Domain باشند، نه صرفاً برای تولید گزارش.
در یک پروژه تحول دیجیتال سازمانی، مسئله اصلی معمولاً پذیرش تغییر توسط کاربران و مدیریت انتظارات ذینفعان است. در چنین پروژهای، ابزارهایی مانند نقشه ذینفعان، جلسات بازخورد مستمر و مرور دورهای خروجیها بسیار اثربخشتر از ابزارهای کلاسیک کنترل زمان یا هزینه هستند.
نقش ابزارها در Focus Areas پروژه
PMBOK 8 پنج Focus Area را معرفی میکند که نوع فعالیتهای جاری پروژه را نشان میدهند.
انتخاب ابزارهای مدیریت پروژه در PMBOK 8 باید متناسب با این فعالیتها انجام شود.
برای نمونه، در آغاز پروژه، ابزارهایی مانند تحلیل کسبوکار، شناسایی ذینفعان و تدوین منشور پروژه به شفافسازی هدف کمک میکنند. اما با ورود پروژه به اجرا، تمرکز ابزارها به سمت هماهنگی تیم، مدیریت کیفیت و ارتباطات مؤثر تغییر میکند.
نکته مهم این است که هیچ ابزار واحدی مختص یک Focus Area نیست و استفاده از ابزارها باید منعطف و وابسته به زمینه پروژه باشد.
Tailoring؛ نقطه تصمیمگیری درباره ابزارهای مدیریت پروژه
در نسخه هشتم، Tailoring قلب انتخاب ابزارهای مدیریت پروژه در PMBOK 8 است.
ابتدا پروژه شناخته میشود، سپس تصمیم مدیریتی گرفته میشود و در نهایت ابزار انتخاب یا سادهسازی میشود.
PMBOK® ۸ تأکید میکند که ابزارها باید متناسب با اندازه پروژه، سطح عدمقطعیت، بلوغ تیم، فرهنگ سازمانی و الزامات حاکمیتی انتخاب شوند.
در یک پروژه EPC کوچک با تیم باتجربه، اجرای فرآیندهای چندلایه کنترل تغییرات ممکن است صرفاً منابع تیم را هدر دهد. در مقابل، در یک پروژه نرمافزاری با تیم تازهکار و ذینفعان متعدد، حذف بیش از حد ابزارهای کنترلی میتواند باعث آشفتگی و تصمیمگیریهای متناقض شود.
جمعبندی
در نسخه جدید، ابزارهای مدیریت پروژه نه هدف هستند، نه الزام و نه نشانه حرفهای بودن.
ابزار زمانی ارزشمند است که آگاهانه انتخاب شود، متناسب با شرایط پروژه باشد و در خدمت خلق ارزش قرار گیرد.
مدیر پروژه حرفهای در نسخه هشتم، استاندارد را اجرا نمیکند؛ بلکه آن را تحلیل، متناسبسازی و مهندسی میکند.
