تهیه لایحه تأخیرات حرفهای، ضرورتی در مدیریت پروژههای موفق
تهیه لایحه تأخیرات بهصورت حرفهای، نیازمند ساختار، ابزار و فرهنگ خاصی در سازمان است. این فرآیند باید از یک فعالیت صرفاً اجرایی، به یک رویکرد استراتژیک و سازمانی در مدیریت پروژه ارتقا یابد.
اما چگونه میتوان سازمان را برای تحقق این هدف آماده کرد؟
۱. آموزش و آگاهیسازی تیم پروژه
نقطه آغاز، آموزش مستمر به تیمهای مهندسی، اجرا، تدارکات و کنترل پروژه است. درک اهمیت تأخیرات پروژه، تأثیر آن بر مسیر بحرانی و آشنایی با الزامات قراردادی، پیشنیاز ایجاد یک سیستم مؤثر برای مستندسازی و پیگیری تأخیرهاست.
۲. ایجاد ساختار مسئولیتپذیر
ضروری است نقشها و مسئولیتهای دقیق برای ثبت، تحلیل و پیگیری تأخیرات پروژه تعریف شده و در سازمان نهادینه شود. مدیر دعاوی، مسئول اصلی تهیه و دفاع از لایحه تأخیرات است، اما موفقیت این فرآیند بدون همکاری سایر واحدها ممکن نیست.
۳. طراحی فرآیند و ابزارهای مناسب
استقرار یک سیستم حرفهای نیازمند ابزارهایی مانند دفترچه تأخیرات، داشبورد مدیریتی، سیستم کدگذاری علل تأخیر و نرمافزارهای مناسب برای ثبت و مستندسازی تأخیرات است.
۴. حمایت مدیریت ارشد
هیچ تغییری بدون پشتیبانی مدیر پروژه یا مدیرعامل امکانپذیر نیست. حضور فعال آنان در جلسات بررسی تأخیرات، پیام روشنی به کل سازمان درباره اهمیت مدیریت پروژه و مستندسازی حرفهای آن ارسال میکند.
۵. بهبود مستمر
با مرور تجربیات، برگزاری جلسات درسآموخته و اصلاح فرآیندها، سازمان بهمرور در مدیریت تأخیرات پروژه به بلوغ بیشتری میرسد و قدرت دفاع قراردادی خود را افزایش میدهد.
سازمانی که بهطور نظاممند و حرفهای به مستندسازی و تهیه لایحه تأخیرات میپردازد، در برابر ریسکهای زمانی و مالی پروژه مقاومتر خواهد بود و در مذاکرات قراردادی دست بالاتر را خواهد داشت.
