ماتریس شناسایی و کمی‌سازی تغییرات در پروژه‌های صنعتی
در پروژه‌های صنعتی، ادعاهای قراردادی معمولاً ناشی از تغییرات پیش‌بینی‌نشده و راهکارهای غیرمنتظره در توافقات عمومی هستند. این ادعاها موجب صرف زمان و انرژی مضاعف از سوی طرفین قرارداد می‌شوند، در حالی که این منابع می‌توانستند برای دستیابی به اهداف همکاری و مدیریت پروژه مورد استفاده قرار گیرند.
در این مقاله، با الهام از “ماتریس Known-Unknown” که در شناسایی مخاطرات مدیریت ریسک کاربرد دارد، مدلی را معرفی می‌کنیم که هدف آن کاهش حجم ادعاهای قراردادی در پروژه‌ها است. این مدل، که با عنوان “ماتریس شناسایی و کمی‌سازی تغییرات” ارائه می‌شود، دارای دو محور است. (شکل بالا):
- محور افقی: قابلیت شناسایی وقوع تغییرات
- محور عمودی: قابلیت کمی‌سازی تغییرات
ترکیب این دو محور، چهار منطقه با رفتارهای متفاوت ایجاد می‌کند:
منطقه اول: تغییرات قابل شناسایی و با قابلیت پیش‌بینی کمی‌سازی
این منطقه شامل تغییراتی است که در قراردادها چارچوب مشخصی برای آن‌ها تعیین شده است. به عنوان مثال:
- محدوده تغییرات مجاز (مثلاً ۲۵٪ مبلغ قرارداد)
- قیمت‌های بخش آپشنال (optional) قرارداد
منطقه دوم: تغییرات غیرقابل شناسایی اما با قابلیت پیش‌بینی کمی‌سازی
در این منطقه، تغییرات در ابتدا قابل شناسایی نیستند، اما با تحلیل داده‌ها و بررسی‌های تخصصی، می‌توان روش‌های کمی‌سازی مناسبی برای آن‌ها تعیین کرد تا از ایجاد ادعاهای پیچیده جلوگیری شود. نمونه‌هایی از این نوع تغییرات عبارت‌اند از:
- اضافه شدن تجهیزات جدید به اسکوپ کاری پیمانکار که از ابتدا مشخص نبود، اما می‌توان برای تعیین قیمت آن از روش‌هایی مانند “Cost Plus“ استفاده کرد.
- شرایط بحرانی اقتصادی که می‌دانیم رخ خواهد داد، اما نمی‌دانیم نرخ ارز افزایش بیشتری خواهد داشت یا تورم عمومی. در این شرایط، می‌توان با روش‌های خاص تعیین قیمت، از بروز ادعاهای پیچیده جلوگیری کرد.
منطقه سوم: تغییرات قابل شناسایی اما غیرقابل پیش‌بینی کمی‌سازی
این تغییرات قابل شناسایی هستند، اما روش مشخصی برای کمی‌سازی آن‌ها در زمان وقوع وجود ندارد. برای مدیریت این موارد، می‌توان از تجارب گذشته، تحلیل داده‌ها، نظر خبرگان و خلاقیت‌های فردی بهره برد. نمونه‌هایی از این موارد عبارت‌اند از:
- مبالغ مشروط (Provisional cast) که در برخی قراردادها پیش‌بینی می‌شود.
منطقه چهارم: تغییرات غیرقابل شناسایی و غیرقابل پیش‌بینی کمی‌سازی
این منطقه شامل تغییراتی است که طرفین قرارداد قادر به شناسایی یا پیش‌بینی آن‌ها در زمان امضای قرارداد نبوده‌اند. چنین تغییراتی معمولاً منجر به اختلافات جدی بین کارفرما و پیمانکار می‌شوند. راهکارهای حل این اختلافات معمولاً شامل مذاکرات ویژه یا داوری است. نمونه‌هایی از این نوع تغییرات عبارت‌اند از:
- تحریم‌های ناگهانی که هیچ سابقه‌ای از آن‌ها وجود نداشته است.
- تغییرات اساسی در قوانین بالادستی که هیچ نشانه‌ای از وقوع آن‌ها در زمان امضای قرارداد وجود نداشته است.
جمع‌بندی و پیشنهادات
برای کاهش حجم ادعاهای حل‌نشده در قراردادهای صنعتی، ضروری است که طرفین قرارداد در زمان تنظیم و مذاکرات قراردادی تلاش خود را برای مدیریت تغییرات، به‌ویژه در منطقه دوم و سوم، به حداکثر برسانند. با اتخاذ راهکارهای مناسب، می‌توان از تبدیل تغییرات به ادعاهای پیچیده و هزینه‌بر جلوگیری کرد و در نتیجه، روند اجرایی پروژه‌ها را بهبود بخشید.
