طرح توجیهی پروژه، سندی زنده و دارای حق حیات

اهمیت طرح توجیهی پروژه

ممکن است این تیتر کمی تعجب‌آور باشد، اما در ادامه احتمالاً شما هم با این نظر موافق خواهید شد. طرح توجیهی پروژه یا مطالعه امکان‌سنجی (Feasibility Study) یکی از اولین اسنادی است که سرمایه‌گذار به دنبال آن می‌گردد. پس از بررسی و مقایسه این سند با سایر گزینه‌های موجود، تصمیم به اجرای پروژه یا انصراف از آن گرفته می‌شود.

عوامل تأثیرگذار بر طرح توجیهی پروژه

این سند مانند بسیاری از اسناد دیگر مدیریت پروژه، از اجزای مختلفی تشکیل شده است. برخی از این اجزا خارج از دایره اختیارات ما قرار دارند، مانند میزان تقاضای بازار، نرخ تورم، شرایط رقبا و پیشرفت آن‌ها، یا تأثیر فناوری‌های جدید بر میزان تقاضای محصولی که قصد تولید آن را داریم. این عوامل نه‌تنها بر طرح توجیهی پروژه تأثیر بسزایی دارند، بلکه تحت کنترل ما نیستند. تنها می‌توانیم بر اساس تجربیات و مدل‌های تحلیلی، آن‌ها را پیش‌بینی کنیم؛ با این حال، ممکن است این پیش‌بینی‌ها با واقعیت تطابق نداشته باشند.

از سوی دیگر، در حین اجرای پروژه، ممکن است متوجه شویم که برخی هزینه‌های عملیاتی در محاسبات ما لحاظ نشده‌اند و هزینه‌های اجرایی پروژه با آنچه که قبلاً پیش‌بینی کرده‌ایم تفاوت قابل‌توجهی دارد. در چنین شرایطی، اصول مدیریت حکم می‌کند که به‌روزرسانی‌های لازم روی سند انجام شود.

ارزش‌های اخلاقی در مدیریت پروژه

حالا بیایید این موارد را در چارچوب دیگری بررسی کنیم. موسسه PMI سندی در زمینه اخلاق و درستکاری تیم پروژه منتشر کرده که چهار ارزش کلیدی در آن مطرح شده است:

1. مسئولیت‌پذیری (Responsibility)

2. احترام (Respect)

3. انصاف (Fairness)

4. صداقت (Honesty)

بر اساس این ارزش‌ها، مدیر پروژه و تیم مدیریتی باید در هر زمان و هر کجا که اطلاعات پروژه ناقص به نظر می‌رسد، آن را بررسی و تکمیل کنند. همچنین، آن‌ها باید از اولویت دادن به منافع شخصی بر منافع پروژه خودداری کرده و هرگونه تعارض منافع را به اطلاع مدیران برسانند.

اهمیت اطلاع‌رسانی به ذینفعان پروژه

تیم پروژه باید اطلاعات کامل و دقیقی را در زمان مناسب در اختیار ذینفعان کلیدی پروژه (Main Stakeholders) قرار دهد تا بتوانند تصمیمات صحیحی اتخاذ کنند.

نتیجه‌گیری

با توجه به این مسائل، مدیر پروژه و تیم مدیریتی باید تغییرات اساسی و تأثیرگذار در طرح توجیهی پروژه را به‌طور مستمر شناسایی، استخراج، تحلیل و به ذینفعان اطلاع دهند. این کار مانند وظیفه یک پزشک است که باید علائم حیاتی بیمار را به‌طور مداوم بررسی کند و آثار مهم آن را بر سلامت بیمار به سرپرست او گزارش دهد.

پس احتمالاً حالا شما هم موافقید که طرح توجیهی پروژه سندی زنده و دارای حق حیات است!