مقدمه: چرا بخش مهم تأخیرهای خرید بعد از صدور PO اتفاق می‌افتد؟

در بسیاری از پروژه‌های EPC، مدیران تصور می‌کنند بخش مهم خرید هر کالایی از پروژه با صدور PO پایان می‌یابد. اما واقعیت این است که پس از امضای PO، تازه مرحله‌ای شروع می‌شود که ۹۰ درصد ریسک خرید در آن رخ می‌دهد. مرحله‌ای که Expeditor باید جریان تولید، بازرسی، مدارک، بسته‌بندی و حمل را کنترل کند. ضعف در این حلقه، تأخیرهای چندماهه، Idle Time و Claims سنگین را رقم می‌زند.

Expeditor یک شغل ساده نیست؛ یک مدیریت پروژه کوچک است اما با اهمیت بسیار بالا.

در ادمه مقاله قبلی، به شرح اهمیت مرحله APO میپردازیم.

---

۱) Expeditor؛ مدیر یک مینی‌پروژه

Expeditor مسئولیت پایش و کنترل Vendor را از روز صدور PO تا زمان تحویل کالا به لجستیک بر عهده دارد. نقش او فراتر از پیگیری است؛ او باید:

• جریان تولید را طبق MPS کنترل کند

• مدارک فنی، QC و ITP را دنبال کند

• پیشرفت واقعی را گزارش کند

• نقاط بحرانی را تشخیص دهد

• وندور را ملزم به اصلاح، جبران تأخیر یا تسریع کند

• با QC، TPI و لجستیک هماهنگ باشد

Expeditor ضعیف –» پروژه با توقف های مکرر
Expeditor حرفه‌ای –» پیشرفت پایدار بخش خرید و بدون غافلگیری

---

۲) چرا TL و TC اساس یک APO سالم هستند؟

قبل از آن‌که Expeditor کار خود را در خرید پروژه شروع کند، خروجی BPO باید شفاف باشد.
این شفافیت با دو ابزار به‌وجود می‌آید:

TC = Technical Clarification

سؤال–جواب‌های فنی برای حذف ابهام.

TL = Technical Leveling

مقایسه خط‌به‌خط پیشنهادهای Vendor با MR و Specification.

اگر TL و TC ناقص باشند، Expeditor از روز اول با تناقض، NCR، اصلاحات دیرهنگام و مطالبه‌های Vendor مواجه می‌شود.

---

۳) MPS؛ سندی که Expediting بدون آن کور است

MPS (Master Production Schedule) نقشه واقعی تولید Vendor است. Expeditor باید پیشرفت ساخت را با MPS هم‌تراز کند.
MPS شامل موارد زیر است:

• شروع تأمین مواد

• شروع ساخت

• مراحل ماشین‌کاری

• مونتاژ

• تست‌های داخلی و خارجی (Hydro/NDT/FAT)

• بسته‌بندی

• آماده‌سازی برای حمل

هر کدام از این نقاط، یک «نقطه کنترل» برای Expeditor هستند.

وقتی Vendor بدون MPS کار می‌کند، Expeditor تنها تاریخ‌های شفاهی می‌شنود و این دقیقاً آغاز بحران است. MPS، نقشه راه کنترل پیشرفت وندور است.

---

۴) کنترل PL قبل از QC؛ تفاوت بین حرفه‌ای و غیرحرفه‌ای ها

یک Expeditor واقعی هیچ‌وقت اجازه نمی‌دهد QC برای بازرسی به کارخانه برود و تازه آن‌جا بفهمند PL اشتباه است.

منظور از «چک PL قبل از QC» چیست؟

یعنی Expeditor حداقل یک بار، قبل از ورود بازرس، PL اولیه Vendor را با موارد زیر تطبیق می‌دهد:

• PO

• MR

• TBE/TL

• تعداد اقلام

• وزن و ابعاد

• شماره سریال / TAG / Heat Number

• مدل و نوع تجهیز

اگر این کار انجام نشود، QC یا TPI در بازرسی کالا را Reject می‌کند؛ نتیجه؟
یک FAT یا یک بازدید شکست‌خورده = چند هفته تأخیر.

به‌همین‌دلیل Expeditor حرفه‌ای قبل از QC، تمام خطاهای ساده را حذف می‌کند.

---

۵) Logistic Window؛ خط قرمزی که نباید شکسته شود

Logistic Window یکی از مهم‌ترین مفاهیم در حمل پروژه‌ای است.
تعریف:

بازه زمانی مشخص که کالا باید در آن حمل شود تا با ظرفیت حمل، رزرو کشتی و برنامه پروژه هماهنگ باشد.

این Window معمولاً شامل سه آیتم است:

• Earliest Delivery Date (EDD)

• Latest Delivery Date (LDD)

• Confirmed Shipping Date (CSD)

اگر کالا زودتر آماده شود، هزینه انبارداری و ریسک آسیب را به دنبال دارد.
و اگر کالا دیرتر آماده شود ریسک از دست رفتن کشتی، دموراژ و تأخیر کارهای اجرایی سایت را خواهیم داشت.

Expeditor باید تولید Vendor را دقیقاً درون Logistic Window هدایت کند.

---

۶) Expeditor و اشراف قراردادی؛ چیزی که ۸۰٪ تیم‌ها ندارند

کنترل Vendor بدون تسلط بر بندهای PO چیزی شبیه مدیریت بدون اختیار است.
Expeditor باید دقیقاً بداند:

• Vendor چه تعهد زمانی ای دارد

• چه تست‌هایی، اجباری است

• چه مدارکی باید تحویل دهد

• چه بندهایی اجازه LD یا Acceleration می‌دهد

• چه وظایفی در MDR، ITP، Incoterm و Scope تعریف شده

چرا اشراف قراردادی حیاتی است؟

چون Expeditor باید بتواند:

• نامه رسمی هشدار تأخیر صادر کند

• Vendor را به‌طور مستند ملزم به اصلاح MPS کند

• NCR را به Vendor برگرداند

• درخواست Acceleration Plan بدهد

• عدم ارائه مدارک را طبق بند مشخص PO پیگیری کند

و همه این‌ها فقط با استناد قراردادی ممکن است.

نکته مهم:

Expeditor حرفه‌ای خرید پروژه فقط ناظر تولید نیست؛ او باید به بندهای PO، MDR، ITP و شرایط LD کاملاً مسلط باشد. نامه‌های رسمی، هشدارهای مستند و پیگیری‌های قراردادی، ابزار اصلی کنترل Vendor هستند. بدون این اشراف، Expediting تبدیل به گزارش‌نویسی بی‌اثر می‌شود.

---

۷) PSR؛ شفاف‌ترین آیینه وضعیت خرید پروژه

PSR (Procurement Status Report) گزارش اصلی Expeditor است. اما PSR واقعی باید عدد‌محور و قابل تصمیم‌گیری باشد، نه صرفاً یک جدول پیشرفت.

ساختار PSR حرفه‌ای:

1. اطلاعات پایه PO

2. وضعیت PL و ابعاد/وزن

3. درصد پیشرفت ساخت طبق MPS

4. وضعیت تست‌ها

5. وضعیت مدارک QC/ITP

6. وضعیت بسته‌بندی

7. وضعیت حمل (ETD/ETA)

8. وضعیت اسناد حمل

9. سطر اختصاصی «ریسک و اقدام اصلاحی»

بدون بخش ریسک، PSR ارزش مدیریتی ندارد.

---

۸) نقش مشاور حرفه ای در ساختار دادن به Expediting

تیم مشاور مدیریت پروژه حرفه ای سه مزیت کلیدی ارائه می‌دهد:

۱. شفاف‌سازی چرخه APO بر اساس استانداردهای بین‌المللی

از کنترل PL قبل از QC تا مدیریت Logistic Window.

۲. طراحی PSR سه‌سطحی در خرید پروژه

Vendor-Level، Package-Level و Risk-Based.

۳. تقویت توان قراردادی و نامه‌نگاری Expeditorها

برای تسریع یا فشار قانونی و مستند بر Vendor.

این ترکیب باعث کاهش تأخیر، افزایش پیش‌بینی‌پذیری و جلوگیری از Claims می‌شود.

---

جمع‌بندی

Expediting نقطه‌ای است که پروژه یا به‌موقع و با کیفیت تحویل می‌شود، یا گرفتار تأخیر، Claim، ده‌ها NCR و فشار مالی میشود.
Expeditor حرفه‌ای کسی است که:

• تولید را طبق MPS کنترل می‌کند

• PL را قبل از QC اصلاح می‌کند

• Logistic Window را مدیریت می‌کند

• به قرارداد مسلط است

• PSR واقعی و تصمیم‌ساز تهیه می‌کند

این همان رویکردی است که IPM-Assist در پروژه‌های بزرگ دنبال می‌کند: کنترل واقعی زنجیره تأمین، نه رویکرد منفعل.