در استاندارد مدیریت پروژه PMBOK، متخصصان مدیریت ذینفعان را یکی از فرآیندهای کلیدی می‌دانند. آن‌ها برای تحلیل بهتر، از ماتریس قدرت-علاقه (Power-Interest Grid) استفاده می‌کنند. این ابزار ذینفعان پروژه را در چهار گروه قرار می‌دهد. برخی افراد به دلیل قدرت و علاقه پایین، معمولاً کم‌اهمیت در نظر گرفته می‌شوند. با این حال، مدیران پروژه نباید این گروه را نادیده بگیرند. آن‌ها ممکن است در طول مسیر، به منابع قدرت متصل شوند و مسیر پروژه را تغییر دهند.

من در یکی از پروژه‌های صنعتی با چنین حالتی روبه‌رو شدم. تیم ما تمامی مجوزها را دریافت کرد و الزامات زیست‌محیطی را رعایت کرد. با این حال، برخی ساکنین اطراف پروژه نسبت به فعالیت‌ها حساس شدند. آن‌ها ارتباط نزدیکی با یکی از صاحبان قدرت محلی برقرار کردند. این موضوع اجرای پروژه را متوقف کرد و خسارت قابل‌توجهی به بار آورد.

تجربه‌ی آن پروژه به من یاد داد که مدیریت ذینفعان کم‌قدرت و کم‌علاقه هم می‌توانند تأثیرگذار باشند. برای کاهش تهدیدات احتمالی، باید تغییرات در شبکه ارتباطی این افراد را رصد کرد. همچنین، تیم پروژه باید ارتباطات را هوشمندانه مدیریت کند. حتی می‌توان برخی از این افراد را در بخش‌هایی از پروژه مشارکت داد تا فضای همکاری ایجاد شود.

مدیر پروژه حرفه‌ای باید همیشه نسبت به تحرکات ذینفعان حساس بماند. او با اقدامات به‌موقع می‌تواند از هزینه‌های زمانی، مالی و اعتباری جلوگیری کند. در غیر این صورت، کنترل پروژه از دست می‌رود و مسیر موفقیت با خطر روبه‌رو می‌شود.